§ 62a StBerG in der Praxis: Mandanteneinwilligung für KI-Verarbeitung ohne Papierschlacht

Worum es geht

§ 62a StBerG regelt, unter welchen Voraussetzungen Steuerberater Dienstleister in Anspruch nehmen dürfen, die mit Mandantendaten in Berührung kommen. Soweit die Einschaltung für die ordnungsgemäße Berufsausübung erforderlich ist, ist sie zulässig — der Dienstleister muss sorgfältig ausgewählt und zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. Geht die Offenbarung darüber hinaus — und genau hier bewegt sich vieles rund um KI-gestützte Verarbeitung — braucht es die Einwilligung des Mandanten. In der Kanzleipraxis hat sich deshalb etabliert, für KI-Software die Mandanteneinwilligung systematisch einzuholen: Sie schafft Rechtssicherheit und ist zugleich ein Transparenzsignal.

Was eine belastbare Einwilligung enthalten sollte

• Konkrete Benennung der Verarbeitung: Was wird verarbeitet (Belege, E-Mails, Stammdaten), wofür (Erkennung, Zuordnung, Auswertung) und durch welche Art von System.

• Benennung der Dienstleister: Welche Anbieter kommen mit den Daten in Berührung — inklusive der wesentlichen Unterauftragsverhältnisse und Verarbeitungsstandorte.

• Textform und Dokumentation: Die Einwilligung sollte in Textform vorliegen und pro Mandant nachweisbar archiviert sein — mit Zeitstempel und Version des zugrunde liegenden Textes.

• Widerrufbarkeit: Der Mandant muss widerrufen können; die Kanzlei braucht einen Prozess, was dann mit den Daten dieses Mandanten geschieht.

• Verständlichkeit: Juristensprache schreckt ab. Ein klar formuliertes Anschreiben mit den Kernpunkten erhöht die Zustimmungsquote messbar.

Der Praxis-Workflow: Von der Liste zur dokumentierten Zustimmung

Der größte Fehler ist, das Thema mandantenweise „nebenbei" zu erledigen — das dauert Monate und bleibt lückenhaft. Bewährt hat sich ein Vier-Schritte-Prozess:

• Schritt 1 — Bestand segmentieren: Alle aktiven Mandanten erfassen; Sonderfälle markieren (z. B. besonders sensible Mandate).

• Schritt 2 — Einheitlichen Einwilligungstext aufsetzen: Idealerweise anwaltlich geprüft, mit Versionsnummer. Der Text nennt die Dienstleisterliste als Anlage — so lässt er sich bei Anbieterwechseln aktualisieren, ohne jede Einwilligung neu einzuholen (die konkrete Ausgestaltung gehört in die anwaltliche Beratung).

• Schritt 3 — Digitaler Versand mit Rücklaufkontrolle: Sammelversand per E-Mail mit persönlichem Link, Zustimmung per Klick oder Unterschrift in Textform, automatische Erinnerung an Säumige. So entsteht der Nachweis nebenbei.

• Schritt 4 — Status je Mandant führen: Zugestimmt / ausstehend / widersprochen — sichtbar in der Mandantenakte, damit niemand versehentlich Daten eines widersprechenden Mandanten in die KI-Verarbeitung gibt.

Was tun, wenn ein Mandant nicht zustimmt?

Ein Widerspruch ist kein Beinbruch, sondern ein Prozessfall: Die Unterlagen dieses Mandanten laufen dann über den klassischen Weg — ohne KI-Verarbeitung. Wichtig ist, dass die eingesetzte Software das technisch abbilden kann und die Kanzlei den Sonderweg dokumentiert. Erfahrungsgemäß bleibt die Widerspruchsquote niedrig, wenn das Anschreiben den Nutzen erklärt (schnellere Bearbeitung, weniger Rückfragen) und die Sicherheitsarchitektur transparent macht.

Fazit

Die §-62a-Einwilligung ist kein bürokratisches Hindernis, sondern der saubere Weg, KI in der Kanzlei einzusetzen — und gegenüber Mandanten ein Vertrauenssignal. Wer sie einmal systematisch aufsetzt (einheitlicher Text, digitaler Versand, Status je Mandant), erledigt in zwei Wochen, was mandantenweise Monate dauern würde.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand Juli 2026 wieder und ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall — insbesondere die Formulierung des Einwilligungstextes gehört in anwaltliche Hände. Quellen: § 62a StBerG, § 203 StGB.

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