Belege digitalisieren nach GoBD: Ersetzendes Scannen, 8-Jahres-Frist und KI-Verarbeitung

Die Grundlage: GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025

Wer über digitale Belegverarbeitung spricht, sollte die aktuelle Rechtsgrundlage zitieren: Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) liegen seit dem 14. Juli 2025 in überarbeiteter Fassung vor — die vielzitierte Version von 2019 ist überholt. Die Kernprinzipien bleiben: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, richtige und zeitgerechte Erfassung, Ordnung und Unveränderbarkeit.

Ersetzendes Scannen: Papier darf weg — unter Bedingungen

Das bildliche Erfassen von Papierbelegen mit anschließender Vernichtung des Originals („ersetzendes Scannen") ist ausdrücklich zulässig — auch mit dem Smartphone, was gerade für den Belegaustausch zwischen Mandant und Kanzlei praktisch ist. Voraussetzungen:

• Bildliche Übereinstimmung: Das Digitalisat muss mit dem Original bildlich übereinstimmen und lesbar sein — auch farbliche Merkmale, wenn sie Beweisfunktion haben (z. B. Kontierungsvermerke).

• Verfahrensdokumentation: Der Scan-Prozess muss beschrieben sein: Wer scannt, wann, wie wird geprüft, wie wird gespeichert. Ohne Verfahrensdokumentation kein rechtssicheres ersetzendes Scannen.

• Unveränderbarkeit der Ablage: Das gescannte Dokument muss so gespeichert werden, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder protokolliert sind.

• Ausnahmen beachten: Bestimmte Originale (etwa notarielle Urkunden oder Dokumente mit Wertpapiercharakter) gehören weiterhin ins Papierarchiv.

Neu kalibriert: Die Aufbewahrungsfristen

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat zum 1. Januar 2025 die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 AO, § 257 HGB). Wichtig für die Beratung:

• Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen bleiben bei zehn Jahren.

• Handels- und Geschäftsbriefe bleiben bei sechs Jahren.

• Für bestimmte Institute (u. a. Banken und Versicherungen) gilt für Buchungsbelege per Rückausnahme weiterhin die Zehn-Jahres-Frist.

• Die Frist beginnt erst mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte — und verlängert sich faktisch, solange die Festsetzungsfrist läuft.

KI-Verarbeitung und GoBD: kein Widerspruch, aber Hausaufgaben

Automatische Erkennung, Klassifikation und Zuordnung von Belegen sind GoBD-seitig unkritisch — solange drei Dinge sichergestellt sind:

• Das Original bleibt unverändert: KI-Ergebnisse (erkannter Betrag, Dokumenttyp, Zuordnung) werden als Metadaten gespeichert, nicht in das Belegbild geschrieben.

• Nachvollziehbarkeit: Es muss erkennbar sein, welche Angaben automatisch erkannt und welche manuell geprüft oder korrigiert wurden — Stichwort internes Kontrollsystem (IKS).

• Die Verfahrensdokumentation deckt den KI-Schritt ab: Auch automatisierte Verarbeitungsschritte gehören in die Prozessbeschreibung.

Fazit

Die Rechtslage ist digitalisierungsfreundlicher, als viele Kanzleien sie behandeln: Ersetzendes Scannen ist etabliert, mobiles Erfassen zulässig, die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege verkürzt. Die eigentliche Aufgabe liegt in Prozess und Dokumentation — wer Verfahrensdokumentation, unveränderbare Ablage und Prüfschritte sauber aufsetzt, kann den Papierstapel guten Gewissens abschaffen.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand Juli 2026 wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Quellen: GoBD i. d. F. vom 14.07.2025; § 147 AO; § 257 HGB; Viertes Bürokratieentlastungsgesetz.

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